Eficacia y eficiencia

La eficacia se refiere a aquella capacidad de alcanzar los objetivos o metas establecidos por una empresa, negocio, organización o proyecto, entre otros.

La principal diferencia entre eficacia y eficiencia es que la última se interesa en el control de los recursos (generalmente en sentido económico), su correcto uso y que estos no se desperdicien, para lograr un objetivo.

En la lengua española no existe una clara diferencia entre estos dos conceptos. La distinción entre eficiencia y eficacia nació durante el apogeo en el área administrativa y gerencial de la llamada ‘era de los servicios’, en la década de 1980.

Para ser competitivos (mejores que la competencia), los negocios no solo tenían que funcionar, sino que también debían aumentar su margen de ganancia. Así, la buena administración de los recursos se resumía al ‘se gasta menos, se gana más’.

¿Qué es eficacia?

La eficacia se refiere a la capacidad de conseguir un objetivo, resultado o una finalidad deseada.

La eficacia es el logro de una finalidad, por ejemplo, si un equipo de transmisión de señales está transmitiendo una señal, se puede decir que es eficaz.

Una persona eficaz también es aquella que cumple los objetivos trazados de forma objetiva y cuantificable.

Sin embargo, aunque eficacia y eficiencia son usadas como sinónimos muchas veces, es posible ser eficaz sin ser eficiente. Esto es, cumplir con los objetivos sin haber tomado el máximo provecho de los recursos o habiendo utilizado recursos extra (innecesarios).

Características de la eficacia

• Se enfoca en los objetivos o resultados de un proceso.
• Se mide en razón del resultado obtenido vs resultado esperado.
• Los recursos se usan para alcanzar metas.
• Se interesa por cumplir lo propuesto.

Cálculo de la eficacia

A nivel de producción, una forma simple de calcular la eficacia y obtener su porcentaje es la de tomar el resultado obtenido en un proceso productivo y multiplicarlo por 100. Luego, se divide el producto de esa multiplicación entre el resultado esperado.

Es decir, se realiza la siguiente operación:

• (resultado obtenido x 100) / resultado esperado.

Ejemplo del cálculo de la eficacia

Por ejemplo, si una fábrica que manufactura camisetas tiene como objetivo producir 1000 camisetas diarias, pero en la práctica produce 1100, la eficacia de esta sería igual al 110 %:

• (1100 camisetas producidas x 100) / 1000 camisetas esperadas = 110 % de eficacia.

Ahora, si por el contrario solo se consiguen producir 500 camisetas por día, el resultado sería que la eficacia productiva está al 50%:

• (500 camisetas producidas x 100) / 1000 camisetas esperadas = 50 % de eficacia.

Si se utiliza este cálculo, el cumplimiento de un objetivo equivaldría al 100 % de la eficacia. Un porcentaje inferior se traduciría en una baja eficacia, mientras que uno superior sería equivalente a una alta eficacia.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es la capacidad de alcanzar un objetivo utilizando los recursos sin que haya un desperdicio de los mismos.

Así, una persona eficiente es aquella capaz obtener el resultado deseado haciendo el mejor uso de los recursos disponibles. La eficiencia puede ser subjetiva y cualitativa.

La eficiencia, o ser eficiente, no se trata solo de alcanzar una meta, sino de que se utilicen aquellos insumos, inversión, recursos, etc., que generen el mejor resultado. Lo que se busca es minimizar los costos y maximizar los resultados.

Ello implica resolver los problemas que afectan un proceso.

Sin embargo, de la misma forma que se puede ser eficaz sin ser eficiente, también es posible que una persona, empresa u organización sea eficiente sin ser eficaz.

Por ejemplo, una compañía puede ser muy eficiente produciendo un nuevo modelo de teléfono inteligente (smartphone en inglés) cada año, reduciendo los costos de los períodos anteriores. Pero, también puede ser ineficaz cumpliendo con todos los objetivos de control de calidad de cada nuevo modelo, que el mercado mantiene.

Características de la eficiencia

• Se enfoca en el proceso que lleva a un objetivo.
• Mide la relación entre los resultados obtenidos y el costo real vs los resultados previstos y el costo previsto.
• Se interesa por hacer bien o mejorar las cosas.
• Busca la resolución a problemas productivos.

Cálculo de la eficiencia

La eficiencia puede tomar en consideración factores subjetivos (como los son las cualidades del producto). No obstante, se puede realizar un cálculo de la misma, considerando los recursos utilizados (por ejemplo, materiales, costo o tiempo empleado).

Una forma simple de entender cómo funciona la eficiencia es la de realizar un cálculo como el siguiente:

1. Se multiplica el costo incurrido por el tiempo real.
2. Se divide el producto resultante con el resultado obtenido.
3. Luego se multiplica el costo esperado por el tiempo esperado.
4. Se divide entonces el producto resultante por el resultado esperado.
5. Ambos coeficientes se dividen, dando un índice superior o inferior a 1.

En otras palabras:

• Resultado obtenido / (costo incurrido x tiempo de trabajo).
• Resultado esperado / (costo esperado x tiempo esperado).
• Se dividen ambos coeficientes y el resultado muestra el nivel de eficiencia.

Entre mayor sea el índice, más eficiente ha sido el trabajo o producción.

Ejemplo del cálculo de la eficiencia

Si una fábrica produce 1100 camisas en 23 horas por un costo de 0.90 USD, teniendo como objetivo 1000 en 24 horas, por un costo de 1 USD, la operación sería la siguiente:

1. 1100 camisas producidas / (0.90 USD de costo incurrido x 23 horas reales) = 53.14
2. 1000 camisas esperadas / (1 USD de costo esperado x 24 horas esperadas) = 41.6
3. 53.14 / 41.6 = 1.28 aproximadamente.

En este caso, la eficiencia tiene un índice de 1.28, lo que significa que efectivamente el trabajo ha sido eficiente.

Por otro lado, si en el mismo ejemplo, la fábrica produce solo 900 camisas en 24 horas por un costo de 1 USD la unidad, manteniendo el mismo objetivo, el resultado sería el siguiente:

1. 900 camisas producidas / (1 USD costo incurrido x 24 horas reales) = 37.5
2. 1000 camisas esperadas / (1 USD de costo esperado x 24 horas esperadas) = 41.6
3. 37.5 / 41.6 = 0.9 aproximadamente.

El índice es inferior a 1, por lo que la producción no ha sido muy eficiente.

El índice también puede ser transformado en un porcentaje, multiplicándolo por 100, para ser utilizado en el cálculo de la efectividad de la producción, en conjunto con el resultado de la eficacia.

Eficacia, eficiencia y efectividad

En general se entiende a la efectividad como el grado en el que se maximizan los beneficios, alcanzado los objetivos esperados e incurriendo en el menor costo posible. Básicamente, cuando se define a la efectividad, generalmente se utilizan a la eficacia y la eficiencia como referentes.

Se puede decir que eficacia, eficiencia y efectividad son una cadena de etapas para alcanzar la competitividad de un empleado, máquina, equipo, institución, servicio o empresa.

Cálculo de la efectividad

Una forma de calcular la efectividad es la de sumar los porcentajes de la eficacia y la eficiencia, dividiendo su suma entre 2.

Por ejemplo, si la eficacia de la compañía que produce camisas es de 110 % (ha cumplido sus objetivos) y su eficiencia es de 128 %, el cálculo de la efectividad sería el siguiente:

• 110 % de eficacia + 128 % de eficiencia / 2 = 119 % de efectividad.

Esto significa que la compañía tiene un nivel de producción de camisas con una efectividad positiva o alta.

Si, en cambio, la misma compañía ha tenido 50 % de eficacia y 90 % de eficiencia, su efectividad sería:

• 50 % eficacia + 90 % eficiencia / 2 = 70 % de efectividad.

En este escenario, la efectividad está aún por debajo del 100 % y puede mejorarse.

Existen otras formas de realizar este cálculo, por ejemplo, traduciendo los porcentajes a índices, adaptados a la situación particular y forma de establecer indicadores de cada empresa o negocio.